昨今、東京をはじめとする首都圏ではバーチャルオフィスのニーズが急速に高まっています。以前から独立や開業などの創業時にビジネス用の住所を求めてバーチャルオフィスを利用する方はいらっしゃいました。ネットツールの発達によってリアルなオフィスをあまり必要としなくてもビジネスを行っていくことが容易になったり、そもそも業種的に固定のオフィスを高い賃料を払ってまで確保しておく必要がない業種があるためです。それにプラスして新型コロナウイルスの感染拡大を機に、多くの企業がオフィスのあり方を真剣に考え始め、バーチャルオフィスの利用が広く一般的に進んでいる印象があります。

「多大なオフィスコストを負担して賃貸オフィスを借りる意味は本当にあるのだろうか？」

「そもそも全社員が出社する前提で作業スペースを用意する必要があるのだろうか？」

「ビジネスを行う上で重要なのは住所の価値か？それとも物理的な空間か？」

さて、今回この記事をご覧いただいている皆さんの多くはバーチャルオフィスの利用を前向きに検討されているのではないでしょうか。しかし一方でバーチャルオフィスに対して不安をお持ちの方も多いと思います。今回は「バーチャルオフィスとは」というシンプルなテーマでありながらも、バーチャルオフィスの基本的なサービス、付随するオプションサービスについて詳細を解説していきます。そして、東京でバーチャルオフィスをお探しの方におすすめのオフィスもご紹介いたしますので是非参考にしていただければと思います。

バーチャルオフィスの基本サービス

バーチャルオフィスのサービスはビジネス上の住所を提供することがメインとなります。自宅の住所を利用して事業を行うこともできなくはありませんが、いくつかの問題点があります。例えば、賃貸マンションではそもそも法人登記ができない場合があります。また、プライバシーの観点から自宅住所をネット上に公開することに抵抗のある方もいるでしょう。そもそもクライアントと名刺を交換した際、認知度の低い地名だったり、明らかにマンションやアパート名だったりした場合、あまり良いイメージを持ってもらえないということも想定されます。都心一等地のバーチャルオフィスを利用すれば、このような問題を解決することが可能となります。ただし、「ビジネス上の住所を提供する」といっても、基本料金の範囲内でどの程度住所を利用できるのかということは大きなポイントとなってきます。オフィスによっては法人登記の利用を禁止していたり、法人登記を行う際に追加費用が発生したりという場合もあります。そのため、基本料金の範囲内でどのような用途で住所を利用できるのかということは契約前に必ず確認してください。個人的には基本料金の範囲内で法人登記ができるバーチャルオフィスをおすすめします。

また法人登記する住所については、どんな住所なのかということをよく検討する必要があります。一番気をつけなければいけないのが、きれいな住所になっているかということです。バーチャルオフィスが使用させてくれる住所で登記した別の法人が過去に不正利用をしたり、犯罪などに使用された場合は検索に引っかかってしまいます。そういう住所を利用すると、自社はちゃんと運営を行っているのに同じ住所の別の法人がおかしなことをおこなったために自社のブランドまで傷がついてしまうということがありますので、住所については注意してください。契約する前に実際に使用できる住所を教えてもらい、ネガティブな情報がでてこないかを確認するとよいでしょう。また住所の情報をテキストでネット上に公開してはいけないというルールのバーチャルオフィスもあります。住所が書いてあるところは画像としてネット上に出し、検索してもヒットしないようにするというものです。これはネガティブな情報を出させないようにするという意味では良い方法ですが、そもそも「会社の住所を検索されたくないように画像処理をしている」というのは見る人からすればわかりますし、「何か検索されては困ることがあるのではないか？」という不信感を逆に与えてしまいます。

ナレッジソサエティの基本サービス

当社ナレッジソサエティは「東京都千代田区」にあるバーチャルオフィス・シェアオフィスであり、「りそな九段ビル」に入居しています。都心のビジネス街の象徴である「千代田区」の住所と「りそな銀行」所有のビルということで、圧倒的な信頼度を得ることができます。

また、入会時にはバーチャルオフィス業界では珍しく対面審査も実施していることから、犯罪目的等での不正利用をしっかりと防止でき、入会後に安心して利用できる所も大きな魅力になります。バーチャルオフィスのプランは住所利用(法人登記可)のほか、月1回の郵便転送サービスが含まれており、これらのサービスが月額4,950円から利用できます。ビジネス街の一等地の住所をこの価格で利用できることはとても大きな魅力だと思います。

バーチャルオフィスに付随するオプションサービス

バーチャルオフィスはビジネス上の住所提供がメインとなりますが、郵便物転送や電話転送、貸会議室などがオプションサービスとして提供されていることがあります。それぞれ簡単にまとめてみましたのでご覧いただければと思います。ただしバーチャルオフィスによって提供されていないオプションもあること、名称が異なる可能性があること、提供の方法が違う可能性があるなどサービスがバラバラであるのが現状ですのでそれぞれのバーチャルオフィスでしっかりと確認をしてください。

郵便物転送

多くのバーチャルオフィスでは届いた郵便物を自宅などの転送先に転送してくれるサービスがあります。しかし、そもそも郵便物の受取にあたって1通単位で費用が発生したり、転送時の郵送料は利用者の実費負担となったりするオフィスも少なくありません。個人的には郵便物の受取や転送に都度費用が発生しないバーチャルオフィスをおすすめします。

郵便物のバーチャルオフィスによる取り扱い

まずはどんな郵便物をバーチャルオフィス側が受け取ってくれるのか？逆にどんな郵便物を受け取ってくれないのか？という点は重要です。比較的よくあるケースですが、簡易書留などのサインを必要とする郵便物の場合、サインをしてくれる人がいないと受け取ることができません（郵便局の配達員の方が郵便物をわたせない）ので、サインをしてくれるスタッフの存在は大きなメリットとなります。仮に不在票を郵便局員が置いていってくれたとしても、無人営業を行っている場合は不在票の存在がわかりませんし、別の拠点からスタッフが郵便物の確認に来るとしても情報伝達にタイムラグが生じてしまいます。サインを必要とする郵便物は重要性の高い郵便物ですので、できるだけ早く受け取れる体制づくりをしているバーチャルオフィスを選ぶべきでしょう。もし受け取りが遅れてその郵便物が送り主に戻されてしまうと、面倒ですし信用にも関わってきます。

郵便物の受取（会員によるピックアップ）

郵便物に関しては転送サービスだけではなく、オフィスに来館して受け取ることができるかを重視するべきです。バーチャルオフィスによっては無人営業で住所のある場所に誰もいないという所も存在しますが、そのようなオフィスは避けるべきです。郵便物の到着状況を電話で確認できたり、郵便物を来館して受け取れたりすることに加え、急な来客への対応といった観点でも有人営業のオフィスを選ぶことが大切です。また、今すぐに受け取りたい郵便物をいち早く受け取るためには、仕分けや転送といった処理をオフィス内で行っているバーチャルオフィスを選ぶことも大切です。多店舗展開のオフィスなどでは郵便物は1度別の作業場所に集積し、その後に各オフィスに届けるというフローを取っている場合もあります。このような場合は必要な郵便物をすぐに受け取ることが難しくなりますので、オフィス内で郵便物を仕分けているバーチャルオフィスを選びましょう。

郵便物の転送頻度

郵便物の転送頻度に関しては標準サービスの転送頻度の高さよりも依頼時に郵便物を転送してくれるオプションサービスがあるかどうかを重視するべきです。バーチャルオフィスに届いた郵便物が最低でも月に1回程度転送されてくることは必要かと思いますが、それ以上に頻度が高いことよりも「必要な時に必要な郵便物を送ってほしい」といった利用者のニーズを満たしてくれるオフィスを選んだほうが良いと思っています。そのため、自動的に週1回というよりは依頼時に転送してくれるオプションがあるほうが個人的には良いサービスだと感じています。

料金体系

料金体系に関しては郵便物の受取に費用が発生しないことや転送する際に都度費用が発生しないことを重視したほうが良いです。オフィスによっては郵便物を受け取る度に手数料が発生したり、自宅などへ転送する際に基本料金やオプション料金とは別に転送手数料や実費が発生したりするバーチャルオフィスもあります。1通単位では大きな出費には見えませんが、郵便物の量によって毎月の固定費が変わってくることになりますので、郵便物に関する料金体系が明瞭なバーチャルオフィスを選ぶことをおすすめします。

ナレッジソサエティの郵便転送

ナレッジソサエティでは月1回の転送が基本サービスに含まれており、転送にあたって別途費用は発生しません。また、有人営業のオフィスであるため、電話でも郵便物の到着状況を確認でき、窓口に来館しての受取も可能です。なお、郵便物転送に関するオプションサービスは下記のようなものがありました。

• ・リアルタイム転送(月額4,400円)：届いた郵便物を即日で転送(宅配便も元払い)
• ・スポット転送(1回2,200円)：依頼した際に届いている郵便物を転送(送料込)
• ・到着通知(月額1,100円)：届いた郵便物の画像をスキャンしてメールに自動転送
• ・郵便物追跡(0円、着払い費用負担)：郵便物の追跡が可能なように着払いの宅配便で発送

電話転送

ビジネスで使用する電話番号についても、プライバシーの観点から公開したくない、信頼度の観点から東京03番号を個別に取得したいといったニーズがあり、バーチャルオフィスのなかにはオプションサービスで電話転送や電話秘書代行を提供しているオフィスもあります。電話転送サービスに関しては、電話転送と電話秘書代行のサービスを知ったうえで、自らのニーズにあったオプションサービスが用意されているオフィスを選ぶことが大切です。

電話転送(受信)

電話転送(受信)とは東京03番号などの個別の電話番号を取得し、発信時に自分の携帯電話の番号などが表示されるサービスです。こちらは、信頼度の観点などから東京03番号を取得したいが、頻繁に電話に出ることが可能なので折り返すことがあまりなかったり、折り返す際に自分の携帯電話の番号などを表示することに抵抗がなかったりする方におすすめのサービスです。発信番号を表示させることができない代わりに電話転送(受発信)よりもコストを抑えることができることもメリットです。

電話転送(受発信)

電話転送(受発信)とは東京03番号などの個別の電話番号を取得し、発信時に取得した03番号などが表示されるサービスです。こちらは、信頼度の観点などから東京03番号を取得したいがプライバシーの観点から自分の携帯電話の番号などを公開したくないといった方におすすめのサービスとなります。携帯電話が普及した現代においても、東京03番号など固定電話の番号はビジネスにおいて信頼度が高く、ビジネス用の携帯電話を別途所有するよりも安かったり、私用の携帯に転送されるために使い勝手が良かったりといったメリットがあります。

電話秘書代行

電話秘書代行とはオペレーターが電話応対をしてくれるサービスです。オペレーターが指定の番号にかかってきた電話に応対し、聞き取った用件をメールなどで知らせてくれます。こちらは契約者ごとに専属オペレーターがいてスケジュールを詳しく把握して対応してくれるケースから、あらかじめ決まっている文言で応対して用件を聞き取りメールに用件を転送するだけというケースまで、提供元によってサービスの質が大きく異なります。事前にどのようなことまで対応してくれるかを確認しましょう。

ナレッジソサエティの電話転送サービス

ナレッジソサエティでは東京03番号の取得・電話転送もオプションで選ぶことができ、電話秘書代行については提携先を紹介してもらえるようです。

• ・電話転送(受信)(月額3,300円)：03番号で受信、発信時は自分の端末番号が表示
• ・電話転送(受発信)(月額5,500円)：03番号で受信、発信時も03番号の表示可能

貸会議室

クライアントとの打ち合わせや、ちょっとした軽作業など、必要に応じて会議室やワークスペースを利用したいというニーズもあります。その際、オフィスの運営元がシェアオフィスやコワーキングスペースも同時に展開している場合には、貸会議室やワークスペースを会員価格で利用できる所もあります。利用できる場合は、予約・利用状況、会議室の種類・部屋数、ワークスペースの利用有無などに注目すると良いでしょう。

予約状況と予約方法

予約状況に関してはバーチャルオフィスの契約でも上位の契約プランと差異なく予約ができること、契約前に予約・利用状況を確認できることを重視するべきです。シェアオフィスやコワーキングスペース、レンタルオフィスを運営している場合、これらのプランの利用者が貸会議室の予約においてバーチャルオフィスの利用者よりも優遇されることがあります。そのような場合、表面上は利用できることになっていても、実際はほとんど会議室を利用できないという場合もあり得ます。契約前に確認すると良いでしょう。

また予約方法についてですが、好きな時に予約ができる方が当然利便性は高くなります。つまりネットで自分で予約ができるということが重要です。そのバーチャルオフィスに電話をして予約をするという運用を行っているケースもありますが、その場合当然スタッフがいないと予約ができませんし、人の手を介しての予約となると日にちや時間を間違えたり、押さえるべき部屋を間違えたりという人為的なミスが発生する可能性が格段に高まりますので注意が必要です。

会議室の種類・部屋数

まず会議室があるかないかという点を確認しなければいけないということは当然ですが、会議室の種類・部屋数に関しては部屋の種類が豊富であり、同じ施設内にある程度部屋数があることを重視するべきです。クライアントとの打ち合わせ、社内会議など、会議室の用途は幅広いため、「初めての打ち合わせなのでなるべくオープンスペースで気を遣わせないようにしたい」、「個人情報を取り扱う会議なので防音性の高い完全個室を利用したい」、「プロジェクターやモニターが完備されている部屋でないと意味がない」、「少人数で利用するのであまり広すぎない部屋が良い」、「同日に規模の違う2つの会議を行うので大部屋と少人数対応の部屋がそれぞれ用意されているとありがたい」など様々な要望があるはずです。そのため、貸会議室に関しては部屋の種類が豊富なこと、同じ施設内にある程度部屋数があることを選ぶ際の基準にすると良いでしょう。

またオフィスの仕様や内装にも気をつけたいところです。バーチャルオフィスの中にはマンションのようなところで運営しているというケースもあります。そのような場合、いかに内装というを工夫してもビジネスユースの空間にするというのは難しいです。そしてマンションのような空間ですと男女1対1でうちあわせがしづらいというデメリットもありますので注意が必要です。

ワークスペースの利用有無

ワークスペースもドロップイン(利用時に課金)で利用できるオフィスをおすすめします。バーチャルオフィスのプランの場合、オフィスの運営元がシェアオフィスやコワーキングスペース、レンタルオフィスを運営していても共用のワークスペースを利用できないことが多いです。しかし、ドロップイン(利用時に課金)で利用できるオフィスもありますので、利用の有無に加え、利用できる場合は1日の利用料金と利用時間や利用回数の制限などを確認すると良いでしょう。

ナレッジソサエティの貸会議室

ナレッジソサエティはシェアオフィスも運営しているため、貸会議室も豊富にそろっています。バーチャルオフィスのプランであっても会員価格で利用でき、465日先まで予約ができるそうです。部屋の対応や利用料金などの詳細は確認してみてください。

またナレッジソサエティはシェアオフィスも運営しているため、ワークスペースも用意されています。なお、こちらはバーチャルオフィスのプランでは原則利用不可ですが、現在は月に3回まで1日2,200円で利用できるようです。打ち合わせや郵便物の受取などに来館した際、ついでに作業をしていける点も大きな魅力かと思います。

バーチャルオフィスのその他のサービス

バーチャルオフィスによっては、郵便物転送、電話転送、貸会議室のほかに下記のようなサービスが含まれている場合もあります。ご自身の用途に応じてその他のサービスを利用できるオフィスを選ぶことは否定しませんが、あくまでメインであるビジネス上の住所として利用価値が高いオフィスを選ぶべきです。

法人設立のサポート

定款の作成や公証役場での定款認証、法務局での法人登記など、法人設立の際には多くの人にとって不慣れな手続きが多いです。これらは一生に一度経験するかどうかという類のものであり、本業に割く時間を削がれるくらいならば、代行してしまった方が良いケースもあります。バーチャルオフィスによっては司法書士と提携しており、オフィスが提携する司法書士に依頼することで相場よりも安くこれらの手続きを代行してもらえる場合があります。必要に応じて検討すると良いでしょう。

法人口座の開設サポート

「バーチャルオフィスだと銀行の法人口座を開設できないのではないか？」という不安をお持ちの方も多いようですが、バーチャルオフィスであっても銀行の法人口座を開設することはできます。ただし、選んだ銀行、利用する住所、事業概要などによっては開設を断られてしまうこともあるようです。事業の法人成りを検討する方にとって、バーチャルオフィスを契約する目的に法人口座の開設を挙げる人は多く、これらを満たしてくれるオフィス選びは必要なことです。下記に紹介するオフィスでは「法人口座開設保証®」といった制度があり、法人口座を開設できなかった場合には返金保証があるようです。よほどの自信がなければこのようなことはできないかと思いますので一見の価値はあると思います。

会計のサポート

法人設立後は会計業務に時間を割かれることも多くなりますが、バーチャルオフィスによっては提携する税理士を紹介してもらえ、相場よりも安い価格で会計のサポートが受けられる場合もあります。特に1人で起業する場合は会計業務を代行してもらい、本業に割く時間を確保したほうが良いケースも多いと思いますので、検討してみると良いでしょう。

事務代行

請求書や領収書の発行、簡単な資料の作成、郵便物の発送準備など、事務手続きを代行できるサービスを用意しているバーチャルオフィスもあります。必要に応じて検討すると良いでしょう。

融資・補助金などの助成サポート

バーチャルオフィスと提携する税理士、社会保険労務士、中小企業診断士などが融資や補助金などの申請に対応してくれるケースもあります。必要に応じて検討すると良いでしょう。

ホームページ制作のサポート

ホームページ制作ツールは増えてきており、以前に比べて素人であってもある程度のホームページを制作できるようにはなっています。しかし、ホームページは名刺と双璧をなす、場合によってはそれ以上の顔となりますので、しっかりしたものを用意することも重要かと思います。サポートが受けられるバーチャルオフィスもありますので、必要に応じて検討すると良いでしょう。

メンター制度

起業にあたっては、専門知識を持つ信頼できるパートナーとして専門家のメンターを持つことが有意義な場合もあります。バーチャルオフィスによっては、メンター制度を設けて勉強会や交流会、無料相談会などを開催している場合もあります。必要に応じて検討すると良いでしょう。

ナレッジソサエティのその他のサービス

ナレッジソサエティでは「法人口座開設保証®」、「法人設立サポートプラン」、「ナレッジ会計サービス」、「簡単ホームページ作成初期費用無料プラン」などのサービスが用意されています。それぞれ概要をまとめてみました。

• ・法人口座開設保証®：銀行の法人口座が開設できなかった場合は入会金・保証金・月額料金の2か月分を返金する制度
• ・法人設立サポートプラン：提携の司法書士に依頼することで相場より安く法人設立を済ませることができるサポートプラン(登記簿より2年間継続契約する必要あり)

※本店移転のサポートプランもある

• ・ナレッジ会計サービス：法人税・住民税・事業税の決算申告などをサポートしてくれるプラン
• ・簡単ホームページ作成初期費用無料プラン：新規で法人銀行口座を開設する方の手続きをスムーズにするためのホームページ作成サービス

バーチャルオフィス利用のメリット

バーチャルオフィスを利用するメリットを整理してみました。作業スペースなど物理的な空間を必要としない方にとっては多くのメリットがあるのではないでしょうか。

オフィスコストを削減できる

賃貸オフィスと比較してオフィスコストを削減できることがメリットとして挙げられます。東京都内のバーチャルオフィスの相場は月額5,500円程度と言われていますので、入会金や保証金などの費用を考えても、賃貸オフィスよりも圧倒的に安い価格で利用することが可能です。

都心一等地のビジネス街の住所を利用できる

東京都千代田区など、都心一等地のビジネス街の住所を利用できることもメリットです。賃貸オフィスでは到底借りることができないような立地の住所を利用できることは、ビジネスの信頼度といった点でも大きな魅力です。東京都内のビジネス街の住所であれば、全国各地でも認知度や信頼度が高いため、ビジネスにプラスの影響を与えることでしょう。

自宅住所を公開せずプライバシーを確保できる

自宅住所を公開せずにプライバシーを確保できることもメリットです。ビジネスで住所を利用していればクライアントはもちろん、営業や勧誘で業者が自宅を訪れる可能性もあります。不特定多数に自宅住所を知られずにビジネスをしたいというニーズはバーチャルオフィスの利用によって満たすことができます。

バーチャルオフィス利用のデメリット

バーチャルオフィスを利用するデメリットを整理してみました。一部業種によっては事務所として不向きなケースがあるようです。

特定の業種では許認可が取れずに開業できない

特定の業種ではバーチャルオフィスでは許認可が取れずに開業できないことがあります。特に個別の占有スペースが必要な業種では開業ができませんのでご注意ください。具体的には、弁護士・税理士・司法書士などの士業、宅地建物取引業、有料職業紹介業などが挙げられます。士業であっても中小企業診断士・弁理士・会計士・社会保険労務士は開業が可能です。なお、許認可の用件は緩和されるケースもありますので、動向を注視し、事務局等に最新の情報を確認すると良いかと思います。

バーチャルオフィスの認知度が低い

バーチャルオフィスというサービスがいまいち理解されていないこともデメリットです。クライアントが住所を検索した際に運営元の企業がヒットし、困惑してしまうという場合もあります。また、住所貸しというサービスにマイナスのイメージを持っている方も一部にはいらっしゃいます。ただし、バーチャルオフィスはメリットがかなりありますので、そのメリットが顧客に対してもあるということが理解されていくことと、バーチャルオフィスの認知度自体が上がれば解消されていく問題かなと考えています。

当社の事例ですが、バーチャルオフィスを利用することによってオフィスにかけるコストを極力削減して提供するサービスの価格をできるだけ下げるように努力しているという説明を会社概要で行っている会員様もいます。非常に論理的な説明で、こういった説明をしっかり行えばイメージを下げることはないと思います。むしろバーチャルオフィスを利用していることを隠す方が問題であると考えます。

バーチャルオフィスをおすすめしたい方

バーチャルオフィスのサービス内容やメリット・デメリットを踏まえ、どのような方がバーチャルオフィスの利用に向いているのかを解説します。

オフィスに作業スペースを求めていない方

バーチャルオフィスは個人事業主であれ、法人であれ、自宅やクライアント先で仕事をすることが多く、オフィスに作業スペースを求めていない方におすすめです。作業スペースを求めていないのに無理に賃貸オフィスを借りることは正直無意味に感じます。むしろ都心一等地のビジネス街にあるバーチャルオフィスの住所を利用する方がビジネス上のメリットは大きくなります。

自宅住所をビジネスで利用できない方・利用したくない方

賃貸マンションやアパートなどの場合、自宅住所で法人登記ができないケースがあります。そのため、自宅住所をビジネスで利用できない方にもバーチャルオフィスはおすすめとなります。また、プライバシーの観点から自宅住所をビジネスで利用したくない方もいらっしゃるでしょう。バーチャルオフィスを利用することで、ビジネスとプライバシーを明確にわけることができますので、このような方にもおすすめとなります。

テレワーク・リモートワークを導入した中小企業の方

新型コロナウイルスの感染拡大を機にテレワーク・リモートワークを導入した中小企業の方にもバーチャルオフィスはおすすめです。特に貸会議室などが併設されているオフィスであれば、月に数回程度の会議の際に会議室を利用し、それ以外はテレワーク・リモートワークで業務に取り組むことが可能です。オフィスコストを大幅に削減することにもつながりますので、大きなメリットがあるかと思います。

東京に支店や営業所を設けたい企業の方

事業拡大に伴い東京に支店や営業所を設けたい企業の方にもバーチャルオフィスはおすすめです。特に人員を多く配置しないのであれば、作業スペースなどを有するオフィスは必要ありませんので、オフィスコストを大幅に削減し、都心一等地のビジネス街の住所を利用できることは大きなメリットになるでしょう。

バーチャルオフィスを利用した法人登記の流れと注意点

ナレッジソサエティのバーチャルオフィス・シェアオフィスを契約して法人登記する個人が増えてきている現状はすでにお伝えした通りで、お問い合わせも毎日いただいております。それに伴い、どのような流れで法人登記するのか？登記をするうえで注意するべきポイントを教えてほしいという問い合わせが多いので、ここで具体的な法人登記のステップをお伝えします。単純に法人登記の方法を解説するだけでなく、バーチャルオフィスを契約して法人登記する際に注意しなければならない点も併せてお伝えいたします。これは普通に法人登記をする場合に司法書士や解説書などにも書いていない点を開設するので参考にしてみてください。

ただしこれからお伝えすることは、あくまで当社のバーチャルオフィスやシェアオフィスを契約して法人登記する場合の流れであり、他の事業者様では手順が違うこともある点は事前にご理解をお願いします。

そして、関係省庁に関する案内に関しては、ナレッジソサエティの所在地である東京都の内容である点もご理解ください。

バーチャルオフィスの契約をする

大前提として、法人登記を行いたいバーチャルオフィスと契約をしなければなりません。バーチャルオフィスは住所レンタルサービスなので、まず契約申し込みをしなければ住所を利用できません。

ここで誤解されている方が多い事例として、法人の立ち上げが先だと自分で判断してしまい、バーチャルオフィス側を通さず独自で法人登記をしてしまってからバーチャルオフィスに申し込まれるケースが挙げられます。個人が引越する場合、まずは住む部屋の賃貸契約を結んで住む場所を確保してから住民票登録をする流れになりますが、それは法人設立でも同じことで、まず「場所」を確保してから法人登記しなければなりません。ナレッジソサエティで新しく法人立ち上げをする際は、先に“個人”としてバーチャルオフィスの利用契約を済ませていただいてから法人登記をしていただき、法人登記が終了したら法人契約に変更する流れになります。

法人登記を先に済ませてからバーチャルオフィスの申し込みをしてから、バーチャルオフィスの申し込みをするという順番になってしまうと、郵便物の不配などトラブルに繋がるリスクがあり、大変な手間となる登記変更をしなければならなくなることもあるので、順番を間違えないようご注意ください。

バーチャルオフィスを契約する際に気をつけること

同じ名称の法人・個人事業主がないか先に確認をしておく

様々なバーチャルオフィスの契約条件やサービス環境の違いを調べて候補が絞れた時、これだけは確認しておいてほしいポイントがあります。そのポイントとは、「その住所で同じ名称か似たような名称の契約者がいないかどうか」です。

運営事業者が契約者の名称をどこまで管理してくれているかにもよりますが、一例を挙げると既に「バーチャルオフィスコンサルティング」という個人事業主と、「株式会社バーチャルオフィスコンサルティング」という法人が契約している状態でも、あなたが「バーチャルオフィスコンサルティング株式会社」という名称で法人登記してしまうことができてしまいます。その場合、運営元もサービス内容も違う「スピードリサーチ」というビジネスが3つも同住所に混在してしまうのです。

そのような状況になってしまうと大切な郵便物の誤配や不配のリスクが高まってしまいます。発送する相手が発送先名称を正確に表記してくれる保証もなく、バーチャルオフィス側も郵便物管理は人力によるものなので間違えてしまうこともありえるからです。

そのような事態に配慮してくれている運営事業者であれば避けられることですが、配慮してくれていない事業者によるバーチャルオフィスに決めてしまい、法人登記後に住所の混在に気づいてからでは移転登記に労力と費用がかかって苦労することになってしまうでしょう。（ナレッジソサエティでは、契約時にはしっかり名称を確認して、既契約者の中に同名はもちろん似た名称があった場合は、トラブルを避けるためにその名称での契約はお受けしておりません。）このプロセスですが、事業者がしっかりとチェックを行ってくれないと後から契約する人が自社と酷似した名称を使用してしまうというケースも出てくるので注意が必要です。

借りる住所について調べる

契約する住所に関しても事前に確認が必要です。具体的には、その住所でネット検索をして悪印象に繋がるような情報が反映しないかどうかを調べておく必要があります。「東京都千代田区●●　犯罪」「東京都千代田区●●　詐欺」と言った形で検索するのです。悪い情報と紐付けされている住所で契約してしまえば、新たに事業をスタートしても悪印象を与えてしまうことに変わりはないからです。“汚れた情報”がネット上で反映するバーチャルオフィスの契約は決しておすすめできません。事業上でのデメリットだけでなく、法人口座開設まで難しくなってしまいます。

また契約時にチェックをして問題ないとしても後から入会する法人が、犯罪等を犯してしまうということも当然考えられますので、おかしな法人が登記しないように厳格に審査を行っているバーチャルオフィスを選択するべきです。

必ず見学に行く

運営元によっては現地まで行かなくても契約できてしまうこともありますが、事前にオフィスの見学に行って自分の目で確認してから契約を決めましょう。その事業に関しての命運を全て担う立場として、事業元になる住所に足を踏み入れたこともないというのは起業家の姿勢としても問題があります。ビジネスがスタートしてからは、オフィスまで出向くことはほとんどなくなりますが、法人登記の上で名刺やWEBページに公開する住所はどんな環境なのか確認するのは極めて大事なことです。仮に地方在住であったとしても東京であれば1日あれば見学に行くことは可能です。事前に現地まで行かなくても、郵送や電話やオンライン上で契約が完結してしまう運営元も実際にあり判断に迷うようであれば、バーチャルオフィス選びで重要になるポイントを解説しているのでご参照ください。

なお、ナレッジソサエティではコロナウィルスの感染拡大防止のために、現在は見学・申込についてはオンラインで行っております。その場合でも、ビデオチャットを用いて当社スタッフがサービス内容の説明を行い、館内の様子も事前に撮影したビデオやGoogleストリートビューなどで把握できるようにしております。また審査についてもビデオチャットを用いて対面での審査を行っております。大切なことは必要書類等をメールや郵送で送付しただけで契約が出来てしまうのは犯罪防止の観点からもあまりすすめられないということです。

定款を作成する

バーチャルオフィスと契約を結んで住所も利用できるようになったら、いよいよ法人立ち上げに着手することになります。まず最初は定款を作成しなければなりません。

定款作成には、以下項目を明記することから始めましょう。

• 1.商号（法人名）
• 2.目的
• 3.本店の所在地
• 4.公告
• 5.発行可能株式総数
• 6.株式の譲渡制限
• 7.取締役の員数
• 8.取締役の任期
• 9.事業年度
• 10.設立に際して出資される財産の価額
• 11.設立後の資本金の額
• 12.最初の事業年度
• 13.設立時の役員
• 14.発起人の氏名、住所等

定款の記載内容を決めるときに気をつけること

各項目を記述する時に留意しなければならない点がいくつかあり、その点は事前に確認しておくか、場合によっては専門家の指導を仰ぐことになります。ここからは、ナレッジソサエティでよく散見された事例を紹介するので参考にしてみてください。

商号（法人名）

商号に関しては同一住所に同じ名称を使用することは不可能です。まず第一に法律上の決まりということもありますが、それだけでなく上述したバーチャルオフィス契約者による「名称かぶり（類似）」の問題でも使用できないケースもあるので、運営事業者にしっかり確認しておく必要もあります。

また法人名・会社名の決定についてはよく考えて行う必要があります。

• ・ドメインがとれるか？
• ・マーケティングが有利になるような事業を端的に表す名称になっているか？

といった観点で決定したほうが良いでしょう。自分の表示を英訳するなどの名称を見ますが、非常にもったいないと思いますのでしっかりと検討しましょう。

目的

許認可が絡む事業をスタートさせるのであれば、事業目的やビジョンを正確に明記しなければなりません。一字一句同じにしないと許認可が取れないということがありますので注意が必要です。また現時点で着手していなくても、後々スタートさせる考えがある事業に関しても併せて併記しておきましょう。スタート時に考えていた収益モデルや事業展開も、その後の状況次第で変更を余儀なくされることも少なくありません。どのような状況でも対応できるよう、事業目的は絞りすぎずに広めに記述しておくことをおすすめします。

本店の所在地

本店所在地の記述内容は「本店の所在する独立の最小行政区画」とされているので、ナレッジソサエティと契約して法人登記する際は「当会社は、本店を東京都千代田区に置く」という表現で問題ありません。ナレッジソサエティの契約を終了して住所が変わった場合であっても、新住所が千代田区内なら定款はそのままで良いのです。記述は「東京都千代田九段南1丁目5番6号　りそな九段ビル5階に置く」とまで細かく記しても良いですが、その場合は同じ千代田区以内の移転になっても定款の変更をしなければなりません。また定款とは異なりますが千代田区を管轄する東京法務局の場合、千代田区だけでなく中央区と文京区も管轄しているため、３つの区内での移転の場合登録免許税が安くなります。

事業年度

決算期の設定も必要です。決算時期の設定に関しては様々な条件から選択可能ですが、最もおすすめできるのは、消費税の免税機関を長くするために一期目を可能な限り長期になるような時期を選ぶことです。営業利益の消費税を納税しなくて良い期間が長ければ長いほど、事業を始めたばかりの時期には大きな利点があります。

公証役場で定款を認証してもらう

どの公証役場に提出するべきか

定款を認証してもらえる公証役場は「会社の住所（本店所在地）と同一の都道府県にある公証役場」になります。もし、ナレッジソサエティと契約して事業を開始するのであれば、東京都内のどの公証役場でも対応可能になるということです。必ずしも、ナレッジソサエティがある東京都千代田区の公証役場に提出しなければならないわけではなく、自宅から最寄りの公証役場に提出できます。しかし、法人登記に関しては管轄の法務局でないと提出できないので東京法務局となります。東京法務局とご自宅の延長線上にある公証役場を選べば移動の負担も小さくなりますね。

認証方法

認証は2つの方法があり

• ・窓口に提出
• ・電子申請

の、どちらかを選べます。
両者で異なる点は認証費用で、電子申請であれば4万円の印紙代を払う必要がなくなります。しかし、電子申請は様々なPCソフトが必要になり、それらをすべて揃えれば4万円以上になる上に作業もかなり複雑なので個人では難しいでしょう。それを考えると、直接窓口に提出することがおすすめです。しかし、この印紙代金の4万円で電子申請を代行してくれる専門家も存在するので、手間を省くのであればそちらの利用も検討すると良いでしょう。

東京都内には公証役場は多数あります。先ほども述べましたようにナレッジソサエティは東京都にあるので、ナレッジソサエティと契約して法人登記を行いたいと考えている場合は東京都で法人を立ち上げるということになるので、都内の公証役場すべてで定款認証が行えます。あくまで「東京都内」ということが条件なので、大田区の多摩川沿いで事業開始を考えていて、一番近いのが川崎の公証役場だったとしても「東京都」の公証役場でないので違う県での提出は不可能になります。

これらの手続きはバーチャルオフィスへの申し込みと一緒に進めるか、事前に申請準備を済ませてからバーチャルオフィスへ申し込むことも可能です。しかし、バーチャルオフィスと契約締結が済む前に住所が記載された書類を対外的に使用しないという点だけはくれぐれもご注意ください。本店所在地にバーチャルオフィスの住所を記載するのであれば、先に契約を済ませてからでなければその住所は使用できないからです。

登記に必要な書類を準備する

法人登記に必要な書類は以下のようなものがありますが、事業スタイルや出資内容等様々な要因で提出するものが異なるので、法人立ち上げ時には司法書士等の専門士業事務所で話を聞くことをおすすめします。

• 1.登記申請書
• 2.登録免許税分の収入印紙を貼り付けたA4用紙
• 3.定款
• 4.発起人の決定書
• 5.取締役の就任承諾書
• 6.代表取締役の就任承諾書
• 7.監査役の就任承諾書
• 8.取締役の印鑑証明書
• 9.資本金の払込を証明する書類
• 10.印鑑届出書
• 11.登記すべきことを保存したCD-RかFD

登記に申請書を作成する際に気をつけること

バーチャルオフィスに登記する場合はビル名・階数・部屋番号を入れる

書類には番地まで記載すれば良いので、物件名や部屋番号などは省略できます。バーチャルオフィス利用者だと思われたくないという考えから、ビル名・階層・事務所名・部屋番号等を記載せずに提出されるケースもよくあります。記載することが面倒であることも含め、省略したくなる心理は理解できるものですが、一番大事なのは重要な郵送物を確実に受け取れるかどうかです。事実、ビル名を省略して提出したばかりに、郵便物の不着事例が実際にありました。階層や事務所名を省略したことで、異なる階層や事務所に届けられてしまったケースもあります。バーチャルオフィスでは登記済法人が多数所属しているために、配送される郵送物も膨大な量になり、郵便局側も仕分けは人間による作業なので住所表記の不備があると間違いが生じやすくなってしまうのです。重要度の高い税務署からの郵送物は配送時期が重なること仕分け量も膨大になり、ますます誤配の可能性が高くなります。大事な郵送物が届かなくなり、事業に悪影響やトラブルが発生してしまえば本末転倒なので、極力登記上の住所は省略せずに記載することを推奨します。そもそも、登記元住所に発送される郵送物は公的機関からのものが少なくないので、配送漏れや配送先違いなどが頻発すると様々なトラブルや、それに対応する無駄な徒労に繋がるので注意しましょう。

本社を置くなら千代田区、中央区、文京区がお得かも？

本社所在地の選定は多面的な条件から考えなければならず、必ずしも答えは1つとは限りません。その中でも特に意識しておかなければならない点は、後々法人を移転させる可能性があるかどうかです。法人移転時には移転登記しなければならず、そこに費用が発生します。移転登記は管轄法務局ごとに3万円必要で、移転前と移転後で管轄法務局が違う場合はそれぞれに3万円必要になってしまいます。一例として、新宿区から中野区に移転することになれば3万円(転出)×3万円(転入)の合計6万円の移転登記費用が必要になるということです。しかし、新宿区内の移転であれば移転登記費用は3万円で済みます。

そこでおすすめしたいのが東京法務局が管轄する千代田区・中央区・文京区です。この3区はオフィス街でもあり事業登記に適しているエリアでありながら、1つの法務局が管轄しているエリアなので移転時も同じその範囲内で済む可能性が他のどのエリアよりも高いでしょう。千代田区からの移転の場合、千代田区内の移転はもちろん千代田区から中央区から文京区の移転でも登記費用は3万円で済みます。他の2区の場合も同様です。

法務局に必要書類を提出する

どこに提出するべきか？

登記書類は本店所在地管轄の法務局に提出します。ナレッジソサエティで法人登記するケースでは、千代田区管轄の東京法務局の本局に提出する必要があるのです。ちなみに東京法務局はナレッジソサエティから歩いてすぐの距離にあります。定款認証と違って、東京法務局以外の自宅最寄り法務局に提出はできません。

法務局に書類を提出する際に気をつけること

いつが設立日になるか？

法人は法務局に登記書類を提出したその日が会社としての設立日になるのです。ご自身の誕生日や記念日、年に1度あるかどうかの最強開運日などに設立を考えるケースも多いですが、法務局はお役所なので土日祝日は対応していません。仮に元旦に設立を考えても残念ながら現実的に不可能です。もちろん、設定したい特別な日が平日であればその日を事業スタートの日とする方がモチベーションも高まるでしょう。

バーチャルオフィスに登記簿謄本を提出する

通常の申し込みであれば、バーチャルオフィスの最初の契約時は個人名義で締結しているので、登記書類提出後はすぐに契約を個人から法人への変更手続きをしなければなりません。ナレッジソサエティでの契約であれば、契約時に登記予定の法人名も聞き取りしているのでそれなりに対応は可能ですが、正式に登記した法人名を教えていただけないと郵送物を受け取れない危険があります。登記した際は法人マイナンバー等極めて重要なお知らせが郵送されてくるので、それが不着になってしまう事態は避けなければいけません。法人登記後は、登記した正式な法人名をすぐにお伝えください。

最後に

法人設立（法人登記）は自分で行うべきか、専門家に任せるべきか？

ここまでの手続きを全て終えることができて、ようやく法人としてスタートすることが可能になります。すべて自分で処理してしまうことはできますが、個人がこれらの手続きを何度も経験して「精通している」ということはまず考えられず、不明箇所が次々出てきたり、記載書類や内容を間違えたりと、手続きを終えるまでに相当な苦労があるでしょう。そのための労力だけでなく時間も膨大なものになり、それらの労力も時間も1円の利益も生み出さないという点が問題なのです。それならば、様々な手続き等は司法書士等の専門士業事務所に依頼して、その分空いた時間や労力を事業に費やして少しでも早く利益を出して経営を軌道に乗せることを考えた方が得策だと言えます。法人設立手続きを他社に依頼しても、営業利益さえしっかり取れれば経営は軌道に乗せられますが、「他人には任せたくない」と自分でやることにこだわり、それが難航して時間や労力を費やしてしまうことで事業スタート時に躓いてしまえば本末転倒になってしまうからです。

当社バーチャルオフィス会員の銀行法人口座開設の実績は多数

当社に入会される方には、起業されるうえでどういったことが不安ですかというアンケートを取らせていただいております。これまでも、「バーチャルオフィスでは銀行の法人口座を作るのが難しいという記事などをよく見かけるのですが実際はどうなのでしょうか？」と問われたことは数え切れません。

確かに、バーチャルオフィス契約者であればそこが一番不安に思うのは無理からぬことで、バーチャルオフィスで住所を得ても法人口座を作れなければ、獲得した売上の受け取りや費用を支払うといったビジネス上の活動が困難になってしまい意味がなくなってしまいます。事業を始めるにあたって、出だしで躓かないためにも軽視できない大切なポイントですから、これまで法人口座開設について問われた際にお話ししていることをこの記事で解説していきたいと思います。ただ、これからお伝えすることはあくまでもナレッジソサエティとしての見解という部分でもあるので、あくまで参考意見として受け止めていただき、その後のご判断は自己責任になります点はご了承くださいませ。こちらに書いてある情報が正しいかは必ず法人口座を開設しようとしている銀行に直接確認するようお願いいたします。

実際に口座開設についての郵便物が届いている

大前提として、ナレッジソサエティ契約者の多くが法人口座を開設している現実があります。法人口座を開設すれば銀行から送られてくる口座開設のお知らせを毎日のように受け取っているだけでなく、銀行によっては「いつもご紹介ありがとうございます」とお礼を言われているほどなので、確かな現実として多くの方が法人口座を開設しているのです。この事実からも、バーチャルオフィスでは法人口座開設が難しいという意見は間違いであると言えます。

よく、ネット上で「バーチャルオフィスでは銀行口座の開設は無理！」と書き込まれていますが、その投稿主をよく調べてみると良いでしょう。バーチャルオフィスの運営者でも運営に関わったことがあるわけでもなく、単にネット上で見かけた情報をまとめて記事にしただけの二次三次情報であるかどうかの判断も必要です。バーチャルオフィス運営者が提供する情報であったり、法人口座を実際に開設された方の生の声を確認することが大切です。

この記事で触れる法人とは、会社勤めから独立起業したばかりで実績も信用もほとんど構築されていない状態の新しい法人のことになります。既に個人事業主として活動していていた人が法人化して、個人事業で使用していた銀行で法人口座を作るのであれば、それまでの収益状況や実績などがわかっていることもあり大手銀行でも審査が通りやすいでしょう。それを考えてしまうことで、実績がない上にバーチャルオフィス契約で法人口座を作ることは難しいと思いこんでいる人が多い背景もあるでしょう。

銀行の問題とバーチャルオフィスの問題

ここまでお伝えした視点から、バーチャルオフィスでは法人口座開設が難しい（無理だ）という思いこみが蔓延している現状は主に以下の2つが原因と考えられます。

• ・銀行の問題
• ・バーチャルオフィスの問題

この2点をそれぞれ対処しているかどうかで、バーチャルオフィス契約での法人口座開設の難易度は高くも低くもなってしまいまうのです。ここからは、銀行とバーチャルオフィス双方の対処法についてお伝えしていきます。

銀行の問題　銀行のタイプ別解説

現実的な話、銀行側でバーチャルオフィス契約者の口座開設審査を厳格化している流れは確かにあります。前提として、警察から全金融機関に口座開設の審査を厳格化するよう指示しているだけでなく、マネーロンダリングやテロ資金等の犯罪に絡む資金移動を防止するための「犯罪収益移転防止法」が施行された背景があるからです。それ以降は甘い審査で簡単に法人口座を作成することはできなくなっています。今では法人口座は言うまでもなく、個人でも口座開設時は職業や目的など細かく質問されるようになっているほどです。

また、銀行の種類によっても法人口座開設に対する対応が様々なので、その違いを把握しておくことも必要でしょう。

信用金庫

銀行の中でも信用金庫は最も審査落ちの可能性が高いでしょう。都内のいくつかの信金の担当者と話してみたものの、バーチャルオフィスで口座を作ることに対して前向きな反応はほとんどないのが現実です。それどころか、バーチャルオフィスというものが何なのかを知らない幹部クラスの行員もいました。既存顧客との取引等の現状維持に満足しているのか、新規開拓に消極的で閉鎖的な印象はぬぐえません。さらに、高い振込手数料のデメリットもあり、苦労して信金で法人口座を作るメリットがほぼないと言える状況です。かなり批判的な意見になってしまいましたが、すべての信金がそうだと言うのではなく、事業支援に積極的な信金もある点は補足しておきます。

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ネット銀行

ネット銀行はオンラインバンキングの対応サービスも幅広く、振込手数料が安いこともあり、事業開始時で元手が苦しい段階では本当に助かる存在です。最低1つだけでも法人口座を開設しておくべきでしょう。

しかし、ネット銀行にもバーチャルオフィス契約の法人の口座開設以来は即却下という所もある点は留意しておきましょう。もちろん、バーチャルオフィス契約であっても問題視せずに平等な審査をしてくれる所もあるので、そのような所を選ぶと審査が通りやすいでしょう。中でもGMOあおぞらネット銀行はバーチャルオフィス契約法人にも理解があることは担当者と直接話した際に確認しています。

ネット銀行の口座開設を有利にするために、会社のWEBサイトを作成しておくことをおすすめします。ネット銀行の大手である楽天銀行やジャパンネット銀行では審査において会社のWEBサイトの有無で対応が変わるそうです。もちろん、ただWEBサイトがあれば良いというわけではなく、理念や事業内容やビジネスモデルなど会社の全容が伝わるように作られていることが大切になります。そもそも、会社のWEBサイトは知名度のない中小企業にとって重要な営業ツールにもなるので、法人口座開設抜きにしても作成しておくことは必要不可欠です。

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メガバンク

メガバンクはハードルが高いように思えますが、審査が通る見込みはあるでしょう。実際に担当者から「バーチャルオフィスの住所であっても、法人口座開設を断ることはない」と確認もしています。だからと言って簡単ではないのも事実で、立ち上げたばかりで大きな事業実績やキャッシュフローが確認できない会社では審査が通ることが難しい側面も否めません。

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地方銀行・その他の銀行

メガバンクを除くその他銀行であれば口座を開設できる可能性は高くなります。実店舗型の銀行で口座作成を考えているのであれば、大手一発勝負ではなく地方銀行も狙っていきましょう。

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条件が変わるケース

実は、これまで「開設不可」とお伝えした銀行でも口座を作る方法が全くないわけではありません。口座開設ではなく融資を申請してしまうことです。融資が下りれば自動的にその銀行の法人口座を作成する流れになるので一石二鳥になります。もちろん融資を受けることも簡単なことはありません。

まとめ

銀行業界全体的に見ると信用金庫で口座を作ることは相当ハードルが高いことが言えますが、ネット銀行や地方銀行になると口座開設ができた実例が多数あり、メガバンクであってもバーチャルオフィス利用者を拒絶することはないのです。事業をスタートしたばかりで実績がない状況であっても、銀行を選り好みさえしなければ口座開設の期待度はかなり高いと考えて良いでしょう。

バーチャルオフィスの問題　開設できないところがある

バーチャルオフィス利用が原因で法人口座作成の審査が通らないケースが多いのは、バーチャルオフィスそのものに問題があるのではなく、「多くの銀行からことごとく拒まれているバーチャルオフィスが存在する」のではないかというのが当社の見解です。現実問題として、ナレッジソサエティ契約者様では、ほとんどが法人口座開設の審査に通っています。ただし、メガバンクの法人口座を確実に開設できるわけではない点もご理解ください。

住所の汚れたバーチャルオフィス

当社の見解では“汚れた住所”を持つバーチャルオフィスと契約したことにより、銀行に法人口座開設を断られている事例が相次いでいると判断しています。“汚れた住所”というものは、犯罪組織がそのバーチャルオフィスを利用して警察沙汰になり、その際にその住所が公開されてしまったものを意味した表現です。各銀行では住所のブラックリストのようなものがあり、そのデータベースに反映することで審査に落ちてしまうのでしょう。また銀行の人も「あのバーチャルオフィスに登記しているのですね」とイメージのよくないバーチャルオフィスの住所は覚えています。何年単位の実績が既にあり、法人として信用できると判断されるほどの状況であれば審査にも通るでしょうが、バーチャルオフィスを利用して法人を設立するケースで既に実績十分ということはあまりありません。

犯罪利用した組織の法人登記で問題なのは、その登記の移動や抹消が本人たちでないとできないという点です。バーチャルオフィス側で法人登記を移転させることはできず、犯罪を犯すような組織は音信不通になるケースが圧倒的なので、登記を「リセット」することが極めて難しい現実があります。バーチャルオフィスが同じ住所を使い続けている限り、その法人登記もずっと残り続けてしまうのです。登記簿は法務局で自由に調べることが可能なので、隠すことも不可能になります。

そのような状況に陥らないためには、バーチャルオフィス側で犯罪利用の恐れがある申し込みを徹底排除する姿勢が必要になり、そのようなバーチャルオフィスであれば住所が汚れているリスクも低いでしょう。契約時の審査を「フリーパス」状態で通してしまうような甘いバーチャルオフィスでは犯罪利用者に狙われるのは必然であり、それは本人確認なしで開設できてしまう銀行口座を利用した不正チャージ事件が発生していることからもわかります。契約がネットか郵送だけで完結してしまうようでは問題があり、対面審査は犯罪抑止に必要不可欠です。バーチャルオフィス側が契約希望者の顔を見ることもないまま、その住所で登記させてしまうのはあってはならないことでしょう。ZoomやSkypeやLINEなどを使いオンライン上でも顔を合わせてやりとりすることは不可能ではありませんが、やはり直接会って話すことで得られる情報に勝るものはないので、その点を重視しているバーチャルオフィスが望ましいと考えて良いでしょう。

もちろん、契約を考えている方にとっても審査をしっかりされることは煩わしく感じる側面があることは理解しています。対面審査であればそこまで行く時間も手間もかかるので、それで審査落ちになるよりは、オンライン完結できる審査の方がてっとり早いですからね。しかし、犯罪利用を考えている人はそこにつけこんでくるのです。対面審査ではその場で臨機応変に質問されので、犯罪利用を考えていればボロが出て審査が通らない恐れが高く、そのような恐れがないバーチャルオフィスを狙うのは当然でしょう。健全な利用を考えている方でも「めんどくさい」と感じるほどの審査をしているバーチャルオフィスであれば、やましいことがある立場では尚更申し込みを躊躇するはずで、その感情は健全な利用を考えている方と比べて圧倒的に強いものになり抑止力が働くのです。

ただしコロナ禍の中では、リアルで会うことはあまり推奨できませんので、Zoom等のビデオチャットを使用して面談を行うのは致し方ない面があります。

バーチャルオフィス利用者の法人口座開設対策

ここまでお伝えした基準で判断した信用できるバーチャルオフィスと契約した前提で、法人口座開設時に求められる提出物について銀行側が開示している情報をここで整理してお伝えします。

法人を設立する前に考えておきたいこと

法人口座の審査を意識する前に、事業立ち上げの際に注意しておくべきポイントがあるので、まずはそこからご確認ください。

資本金の額に気をつける

資本金というものは会社の「生命力」を数字化したようなものと考えられます。資本金を1円からスタートする「1円起業」というものも可能になり、会社設立のハードルが下がっている現状ではありますが、資本金が1円では信用の尺度として銀行側に与える印象は最悪です。資本金がたった1円のいつ倒産するかわからない会社の口座をわざわざ開設しようと銀行側は考えないので、信用に足りうる金額の資本金を設定する必要があります。資本金の金額は口座開設後の営業でも相手から信用度を判断される指標にもなり、資本金が1円の会社と取引したいと考える会社や個人はほとんど存在しないことからも、「1円起業」はデメリットだらけであると認識しておきましょう。

過去に反社会的な活動を行った法人と同じ社名にしない

会社名を考える時に、犯罪を犯した会社と同じ名称にならないように意識してください。もちろん、法人名が同じでも経営者が違うということは審査していく過程でわかることでしょうが、とっかかりの部分で無駄に疑われてしまうのはデメリットでしかないので、考えた会社名で検索してみて過去に犯罪歴がないか調べてから決めてください。犯罪歴のある会社名にしてしまえば口座開設時の審査だけでなく、事業開始後は相手もわざわざ調べたりしてくれないので余計にデメリットが大きくなります。

事業目的をはっきりとさせる

定款に様々な事業目的を記載している事例を目にすることが多いです。定款に記載した事業以外は簡単に手を出せないことから、事業の可能性を広げるために多角的な事業目的を記載する意図は理解することはできます。ただ、そのままでは「この会社はどの事業が収益の柱となるのか？」が伝わりにくくなり審査で不利になってしまうので、多数の事業目的を記載するのであれば、「主力事業」がどれであるかがわかるように明記しておくと良いでしょう。

法人口座開設のために必要なもの

銀行の店舗かオンラインで口座開設申請をする際に必要となる提出物一覧を以下に記載します。

必要なものリスト

ほぼすべての銀行で提出を求められる書類

• 1 履歴事項全部証明書
• 2 来店した方の身分証明書(免許証、パスポート等)
• 3 ご来店者と法人の関係を証する書類(委任状等)

銀行によって提出を求められる書類

• 4 法人の印鑑証明書
• 5 法人番号(マイナンバー)が確認できる書類(法人番号通知書等)
• 6 (主要)株主名簿または(主要)出資者名簿

新設法人がよく提出を求められる書類

• 7 所轄税務署あての法人設立届出書(控)
• 8 .所轄税務署あての青色申告承認申請書(控)
• 9 主たる事務所の建物登記簿謄本(現在事項証明書)または主たる事務所の賃貸借契約書
• 10 定款の写し
• 11 実質的支配者についての説明書類

自主的に用意したほうが良い書類

• 12 請求書、見積書、注文書、仕様書等
• 13 事業の実施自体に各行政機関等の許認可・届出・登録等が必要な業種の場合は完了済であることを確認できる資料
• 14 履歴書・業務経歴書
• 15 会社案内、製品、パンフレット
• 16 ホームページ
• 17 過去にメディアに取り上げられた記事など
• 18 今回のビジネスに関連した資格の証明書など

1から11までは銀行から求められる必須書類で、不備があれば審査に通らないので提出するしかありません。

12から18は任意になりますが、健全な事業であることの実体を証明するために効果的な情報となります。銀行側は犯罪利用の恐れがある口座は絶対に作らせたくない姿勢で多面的に調べてくるので、これらの資料を客観的判断材料として提出しておけば、健全な事業を展開していると銀行側に印象付けることができるでしょう。

請求書や見積書の存在は、取引相手が実在し事業の「実体」があることが判断できます。許認可が求められる事業であれば、許可が下りたことを証明することで審査を通過して評価を得ている信頼できる事業者だと判断してもらえるでしょう。代表者の過去が伝わりやすくなる履歴書や業務経歴書を用意するなど、与えられる情報は極力すべて出すことで「透明性」が伝わり審査が有利になります。

その他あったらよいなというもの

銀行の人とのパイプ

自身の付き合いの中で、銀行の行員やその行員と親しくしている方がいるようであれば、そのコネを利用しない手はありません。そのような立場の方が推薦してくれれば、審査は一気に有利になるでしょう。当然、長い間の信頼関係の構築がある相手である必要はありますので、単に知り合いという程度の関係ではプラスになりません。

SNSのアカウント

FacebookやInstagramなど透明性のあるSNSで多くの相手と繋がっている運用履歴があれば、それは健全な人間性の証明として大きな武器となるでしょう。当社の契約時の審査でも、そのようなSNSアカウントがあるかどうかも確認しています。犯罪に手を染めようとしていたら、顔出しで多くの相手とつながりがあるSNSアカウントが育っていることはあまりありえないことです。長い間多くの相手と幅広く交流している画像が豊富なSNSの運用歴は、下手な名刺以上に自分自身の人間性の証明だけでなく「セルフブランディング」にも役立ちます。

銀行の窓口で気をつけること

上記でお伝えした書類や資料を用意していよいよ銀行に行く時に注意してほしいポイントをお伝えします。面談がある場合は尚更注意してください。

• ・約束の時間に遅れない（時間を守れない時点で印象は決定的に悪くなります）
• ・服装も就職の面接の気持ちで（若い人など私服で行きがちですがスーツが原則です）
• ・聞かれた質問には具体的かつ明瞭に答える

最初の2項目については「そんなことあたり前のことではないか」と思われる方もいるかもしれませんが、ナレッジソサエティの入会審査の場でも時間に遅れたり、この服装はビジネスシーンで考えたときに好ましいものなのかと考えさせられるケースはよくあります。

また「聞かれた質問には具体的かつ明瞭に答える」ですが、当社の入会審査でも言っていることがもっともらしいことであるけど、具体的なことが全くわからないというケースがあります。「この法人を立ち上げる前は株式会社●●で、営業部長をしておりました。このURLにアクセスしていただければ当時のインタビュー記事があります」、「●●株式会社から契約をいただいてます。契約書のコピーはこちらです。」といったイメージのわきやすい説明をすることを心がけてください。不明瞭な説明をするとプラスにならないどころか、かえって怪しいと感じてしまうので気をつけてください。

上記以外でも事業内容がわかりやすい資料を持参することもおすすめします。口座開設に限らず、自分の事業を一目で理解してもらえることはとても重要で、事業内容がわかりやすいと相手の食いつきも違ってきて営業でうまくいくことも多いメリットもあるからです。口座開設後の事も考えて、わかりやすい会社案内資料を今なら動画なども検討して作成しておくことをおすすめします。

バーチャルオフィスで法人口座を開設した方の声

実際の“生きた証言”こそ最も参考になると思うので、ナレッジソサエティで法人口座開設した方のインタビュー記事リンクを以下に掲載します。

バーチャルオフィスでも法人口座を開設できた！審査通過の決め手となった追加書類はこれ1つ！

とにかく速い！起業1ヵ月目にバーチャルオフィスで法人口座を開設！

バーチャルオフィスで法人口座開設のため、事前に用意した2つのモノとは？

契約書が大きな武器！バーチャルオフィスの住所で法人口座を問題なく開設。

バーチャルオフィスで法人口座を開設。提出したのは意外な書類。

バーチャルオフィスで法人口座を「あっさりと開設」意外な感想を語っていただいた

バーチャルオフィスでメガバンクとネットバンクの法人口座を開設。

バーチャルオフィスでも法人口座開設は十分可能

ここまでお伝えしてきた内容を見ていただき、バーチャルオフィスでも法人口座開設はできることをご理解いただけたと思います。ただ、闇雲に狙っていては上手くいかないので、法人口座開設が可能になるための銀行とバーチャルオフィス選びが必要です。バーチャルオフィスをどこにするかは特に慎重に判断してください。銀行の選択を間違えて審査に落ちてしまっても他の銀行に行けばよいだけですが、バーチャルオフィス選びを間違えてしまうと費用や労力が発生してしまうからです。登記した後で住所が汚れているなど問題が判明した場合は、登記移転の必要が生じて移転費用が発生します。それだけでなく、住所が記載された名刺やパンフレット等の印刷物があれば、それらを全て新しい住所に変更しなければならないのです。それ以外にも様々な届け出の変更も必要になり、言うまでもなく別のバーチャルオフィスを新たに探してまた契約をするという手間も加わり、その労力も膨大なものになってしまうので、バーチャルオフィス選びだけはくれぐれも慎重かつ信用できる所を選んでください。

それでも心配な方に

「法人口座開設に関してはよくわかったけど、それでも開設できるかどうか不安」と思っているあなたのために、当社では「法人口座開設保証®制度」というものを用意しています。これは法人口座の審査が通らなかったことで契約解除を求める際、最初にお支払いただく入会金と保証金である初期費用と基本料金の2か月分を全額返金する保証のことです。法人口座が開設できなければ解約ができるというリスクヘッジを設けておりますので、その不安は解消できるのではないでしょうか？